مدیریت انبار عملیاتی است که انبار شما را سازماندهی و کنترل می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که فرایند مدیریت موجودی انبار، نگهداری، چیدن محصولات و بسته‌بندی و حمل‌ونقل کالاها به بهترین شکل ممکن اجرا می‌شود. بیشتر خرده‌فروشان بزرگ از ابزارهای اتوماسیون (مانند سیستم مدیریت انبار) برای کنترل این قسمت از زنجیره تأمین خود استفاده می‌کنند.
همانطور که هر فروشگاه برای بهینه سازی و دقت عملکرد به نرم افزار حسابداری فروشگاهی و هر رستوران به نرم افزار رستوران احتیاج دارد، برای مدیریت صحیح انبار نیز می بایست از نرم افزار مدیریت انبار استفاده کنید.
ما در این مقاله نکاتی را درخصوص سامان‌دهی انبار بیان کرده و در ادامه چند نرم‌افزار برای مدیریت انبار معرفی می‌کنیم. بهره‌گیری از این نکات به شما کمک می‌کند انبار خود را به راحتی مدیریت کنید و وظایف انبارداری را در کمترین زمان ممکن و به صوت بهینه انجام دهید.
تعریف انبار
محلی که کالاها در آن دریافت، شناسایی و برسی می‌شود و تا زمان ارسال به دست مصرف کننده در آن نگهداری می‌شود و در آن فرانیدهایی نظیر چیدن، بسته‌بندی، مارک‌گذاری و توزین انجام می‌شود.
چگونه انبار خود را سامان‌دهی کنید؟
1. طرح کلی انبار
برنامه‌ریزی چیدمان انبار شما با دو هدف انجام می‌شود:
- ایجاد فضای ذخیره‌سازی کافی برای موجودی‌تان
- فراهم کردن فضای کار کافی برای جابجایی کارکنان و انجام دادن کارهایشان
و این دو هدف به فضایی نیاز دارند که موارد زیر در طراحی آن در نظر گرفته شود:
- محل نگهداری موجودی‌های جدید
- محل بسته‌بندی
- دفتر انبار
- محل اصلی ذخیره‌سازی
- محل ذخیره‌سازی موجودی اضافی، موجودی خارج‌شده از فروش
2. برچسب‌گذاری قفسه‌های مختلف انبار
مدیریت موثر انبار بدون تعیین موقعیت مکانی موجودی انبار که با برچسب مشخص شده باشد، صورت نمی‌گیرد. تیم شما باید بتواند با یک نگاه به انبار مکان هر کالایی را ببیند. تصور نکنید چیدمان انبار فقط جنبه ظاهری دارد. بلکه این امر حتی در حساب کتاب مغازه هم تاثیرگذار است.
3. چیدن موجودی در انبار
اکنون انباری دارید که برچسب گذاری شده است. حالا این سوال مطرح می‌شود که چگونه چیدمان محصولاتتان را تعیین کنید.
تمام موجودی دستی را به سه گروه الف، ب، ج تقسیم کنید:
اقلام الف: ارزش بالایی دارند و بیشترین سود را به همراه دارند.
اقلام ب: اغلب به فروش می‌رسند، اما از ارزش و سودآوری کمتری نسبت به اقلام A برخوردار هستند.
اقلام ج: بقیه موجودی شما که فروش زیادی ندارد و کمترین درآمد را دارد.
4. نترسیدن از چیدن مجدد موجودی انبار
بله – اجرای آن ممکن است به زمان و منابع و زحمت زیادی نیاز داشته باشد. اما یک انبار با چیدمان مطلوب به طور کلی در وقت شما صرفه‌جویی کرده و هزینه‌های کل مدیریت زنجیره تأمین شما را بسیار کاهش می‌دهد. بنابراین مرتباً چیدمان محصولات انبار را ارزیابی کرده و – در صورت لزوم – از نو مرتب‌سازی کنید.
مثلا: ممکن است بیشترین فروش محصولات شما در تابستان و بدترین فروش شما در زمستان باشد و بالعکس. یا اینکه شما محصولات خاص بیشتری را در تاریخ‌های خاصی در طول سال بفروشید. یا قیمت برخی از محصولات را تغییر داده‌اید که ممکن است فروش چندانی نداشته باشد. بنابراین منطقی است که وقتی زمان تغییر میزان فروش محصولات فرا می‌رسد، مرتب‌سازی مجدد این محصولات را در نظر می‌گیرید – برخی از آنها را دم دست و برخی دیگر را دورتر می‌گذارید.
5. تجهیزات انبار
مدیریت انبار موفق به معنای داشتن بهترین تجهیزات در انبار شما نیز است. در ادامه برخی از تجهیزات را نام می‌بریم:
لیست تجهیزات انبار
قفسه‌بندی‌ها. رایج‌ترین آنها دارای قاب‌های فلزی با قفسه‌های چوبی هستند، ساخت آنها آسان و در عین حال مقاوم است. دسترسی از هر دو طرف نیز می‌تواند بسیار مفید باشد – یک طرف برای قرار دادن، یک طرف برای خارج کردن.
لوازم حمل دستی، باربر، لیفت تراک، استاکرها. کارکنان مسئول جمع‌کننده به یک وسیله احتیاج دارند که وسایل را به منظور بسته‌بندی یا قرار دادن در قفسه‌ها درون آن بگذارند.
مواد داخل بسته‌بندی جعبه‌های حمل‌ونقل. این موارد محافظ‌های داخل کارتن‌ها مانند پلاستیک‌های حباب‌دار، پوشال‌های کاغذ یا بالشتک‌های هوا.
چاپگر لیزری با کیفیت خوب A4 برای فاکتورها و یک چاپگر برچسب حمل و نقل 6 × 4 اینچی (Dymo برای این کار عالی است). برای چاپگر A4 خود به سرعت چاپ صفحه اول، سرعت چاپ چندین صفحه و هزینه هر صفحه فکر کنید.
رایانه (رایانه لوحی). برای ارسال سفارشات – چاپ برچسب‌‌ها، علامت‌گذاری سفارشات برای حمل
تجهیزات اندازه‌گیری ماننده ترازو و باسکول. این تجهیزات تمام محموله‌های بسته‌بندی شده را وزن کرده و جزئیات را به سیستم شما ارسال می‌کنند.
دوربین مدار بسته. این مورد گزینه‌ای عالی برای جلوگیری از سرقت است.
سیستم مدیریت انبار (WMS)
سیستم مدیریت انبار، نرم‌افزاری کاربردی است که به کنترل موجودی روزانه در انبار کمک می‌کند و فرایند انبارداری کالاها را می‌توان با این سیستم بهینه کرد.
فرایند انبارداری یک فرایند طولانی و چند مرحله است و شامل مراحل: گرفتن محصولات از تامین کنندگان، حفظ سطح موجودی و رساندن این کالاها به دست مشتریان، سازماندهی و پردازش اطلاعات مهم می‌شود. یک سیستم مدریت انبار خوب باید این فرایندها را ساده کرده، هزینه‌ها را کاهش دهد و کارایی را به حداکثر برساند.
سامانه جامع مدیریت کالا و خدمات پس از ترخیص (WMS)
سامانه جامع مدیریت کالا و خدمات پس از ترخیص با هدف پیگیری کالا در مسیر و مقصد با ایجاد شناسه انبار پدید آمده است.
یکی از قوانین خروج کالا از گمرک داشتن کد انبار یا شناسه انبار می‌باشد. از جمله امکانات این سامانه، تعیین و تشخیص نوع پروانه و یا صاحب کالا برای انتخاب انبار به عنوان مقصد در گمرک است که انبار با وارد کردن شماره سریال یا کد صاحب کالا دسترسی به استفاده از شناسه را صادر می‌نماید.
پس از باز کردن نشانی اینترتنتی www.wms.ir تولیدکننده قادر به ورود به سامانه (که قبلا در آن ثبت نام کرده است)، ثبت نام انبار، ثبت نام تولیدی، پیگیری ثبت انبار یا تولیدی و بازیابی رمز ورود است.
تمامی واحدها و شرکت‌های تولیدی باید اطلاعات مربوط به کالاها و مواد اولیه خود را در این سامانه به ثبت برسانند.
با ثبت نام در این سامانه علاوه بر امکانات ذکر شده، تولیدکنندگان میتوانند از تسهیلات زیر نیز استفاده کنند.
- ثبت خروج از انبار
- موجودی انبار بر اساس پته مرجع و فاکتور انبار
- ورود پته و گزارش‌های پته‌های ورودی و خروجی
- اعلام نپذیرفته شدن پته گمرکی
- گزارش موجودی صاحب کالا
- کارتابل انبارداری
- گزارش TSC
تفاوت مدیریت موجودی (IMS) و مدیریت انبار WMS
مدیریت موجودی کالا و مدیریت انبار گرچه مشابه یکدیگر هستند اما تفاوت اصلی آن ها در این است که WMS بر روی همه جزئیاتی انبار مترکز است؛ در حالی که مدیریت موجودی (IMS) نظارت گسترده ای بر عملکردهای تجاری موجودی دارد. به عنوان مثال، یک سیستم مدیریت انبار (WMS) موقعیت مکانی دقیق یک کالا را در یک انبار نشان می‌دهد، درحالی که یک سیستم مدیریت موجودی (IMS) فقط به کاربر می‌گوید که یک کالا در کدام انبار قرار دارد.
مدیریت موجودی محصولات (IMS) در مقایسه با مدیریت انبار (WMS) از قابلیت کمتری برخوردار است، اما بسته به سیستم مدیریت موجودی که توسط یک کسب‌وکار مورد استفاده قرار می‌گیرد ممکن است پیچیده باشد.
معرفی چند نرم‌افزار مدیریت انبار
نرم‌افزار انبارداری پارمیس استار
نرم‌افزار حسابداری یکپارچه انبار پارمیس‌استار با هدف افزایش سرعت و دقت انبارگردانی از قابلیت‌ها و تکنولوژی‌های مختلف مانند تکنولوژی RFID، ثبت اطلاعات شمارش شده و صدور خودکار حواله/رسید مغایرت، ریالی کردن اسناد مقداری انبار و گزارش موجودی کالا و سود زیان به تفکیک کالا و انبار بهره می‌برد.
وژگی‌ها و امکانات نرم‌افزار حسابداری پارمیس استار:
- مشخص کردن جانمایی کالاها
- اختصاص بارکد، ایران کد و کد اختصاری به هر کالا
- تعیین لیست قیمت کالاها
- ذخیره تصویر برای هر کالا
- گزارشگیری‌های متنوع چون گزارش کاردکس کالا، گزارش موجودی و گزارش تگ‌های انبار و…
- امکان تعریف انواع خودرو و راننده و نسبت دادن رسیدها و حواله ها
نرم‌افزار انبارداری کاکتوس
نرم‌افزار انبارداری کاکتوس دارای نسخه‌های متعدد انبارداری جامع، انبارداری عمومی یا بنگاه‌های امانی و انبارداری فروشگاهی، انبارداری پیمانکاری است. نرم‌افزار انبارداری کاکتوس کاربری آسانو قیمت مناسبی دارد و امکانات متعدددی را فراهم می‌کند.
وژگی‌ها و امکانات نرم‌افزار حسابداری کاکتوس:
- امکان تعریف موجودی کالا، انبارها، شماره سریال‌ها
- ثبت ورود و خروج کالاها در برنامه
- امکان تهیه گزارشات انبار متنوع
- قابلیت کار با بارکد خوان
- امکان پشتیان‌گیری از اطلاعات
نرم‌افزار انبارداری آسان
نرم‌افزار انبارداری آسان به شما این امکان را می‌دهد که بدون نیاز به دانش انبارداری، وظایف انبارگردانی را انجام داده و رسید ورود کالا به انبار و خروج کالا از انبار صادر نمایید. نرم‌افزار آسان دارای امکانات سریع ثبت رسید ورود و خروج کالا از طریق بارکد خوان است.
ویژگی‌ها و امکانات نرم‌افزار حسابداری آسان
- ثبت و ویرایش انبارها
- ثبت و ویرایش رسید ورود کالا به انبار
- ثبت حواله برگشت از ورود/خروج کالا
- گزارشات متنوع شامل گزارش موجودی کالا و گزارش خروج کالاها و…
- امکان ارسال پیامک به اشخاص
نرم‌افزار انبارداری رادیکال
نرم‌افزار انبارداری رادیکال دارای نسخه‌های پایه، استاندارد، ویژه و جامع است. این نرم‌افزار با کاربری ساده امکاناتی را فراهم می‌آورد که کسب‌وکارها بتوانند به اطلاعات موجودی کالا و انبارهای خود دسترسی داشته باشند.
ویژگی‌ها و امکانات نرم‌افزار حسابداری
- ثبت و ویرایش مشخصات کالاها
- امکان ارسال پیامک ورود کالا به انبار
- قابلیت استفاده از بارکدخوان
- امکان تعیین نقطه سفارش کالا
- چاپ رسید و حواله کالاها
- سرعت در پیدا کردن اطلااعات کالاها
- امکان ذخیره تصویر کالا
نرم‌افزار انبارداری مبین
نرم‌افزار مبین با بهره‌گیری از امکانات منحصر به فرد مدیریت انبار را برای شما ساده می‌کند. یکی از مزایای این نرم‌افزار این است که شما می‌توانید جهت ثبت اقلام فاکتور، از بارکدخوان استفاده نمایید تا روند ثبت اطلاعات به‌سرعت و سادگی انجام شود. نرم‌افزار مبین دارای یک سال ضمانت است که شامل آموزش، پشتیبانی و ارائه نسخه‌های جدید می‌شود.
وژگی‌ها و امکانات نرم‌افزار حسابداری مبین
- ثبت نامحدود انبار و کالا
- چاپ فاکتور خرید و فروش
- گزارش‌گیری و گردش موجودی
- چند کاربره بودن به صورت همزمان
- قابلیت وارد کردن محصولات از فایل اکسل
- پشتیبان‌گیری خودکار در هنگام خروج از برنامه
نرم‌افزار انباردای میزان
نرم‌افزار انبارداری میزان نرم‌افزاری حرفه‌ای است که با هدف مدیریت نگهداری دقیق آماری و ریالی کالاها طراحی شده است. این سیستم کلیه عملیات‌های دفتری و دستی یا کاردکس انبار که سابقا انجام می‌گرفت را با اضافه نمودن آخرین استانداردهای موجود به‌صورت خودکار و با قابلیت‌های بیشتر در اختیار شما قرار خواهد داد.
امکانات و ویژگی‌های نرم‌افزار میزان
- معرفی کالا به تعداد دلخواه و با مشخصات متنوع (نام، کد کالا، نوع کالا، واحد اندازه‌گیری و…)
- بروزرسانی قیمت فروش کالاها بصورت همزمان از فایل اکسل
- تعریف نامحدود انبار
- صدور ورود/خروج انبار و ثبت آمار تعدادی و ریالی با حفظ طبقه بندی گروه، دسته و کد کالا
- تمام نسخه‌های نرم‌افزار انبارداری میزان امکان کار با دستگاه بارکد خوان را دارند
- قابلیت تعریف گروهی اشخاص (تحویل دهندگان و تحویل گیرندگان) با فایل اکسل
- قابلیت سرشکن کردن تخفیفات و اضافات خرید در هنگام ورود به انبار
جمع‌بندی
مدیریت انبار حوزه‌ای است که در صورت مدیریت نادرست ممکن است باعث نابودی کسب‌وکارتان شود و بالعکس در صورت مدیریت موفق کاری می‌کند که مشتریان بارها و بارها به شما اعتماد کنند. ما به شما قول می‌دهیم اگر نکاتی که در این مقاله آمده است را رعایت کنید، انبار شما مانند ساعت کار می‌کند و سفارشات مشتری را سریع‌تر و دقیق‌تر از همیشه انجام می‌دهید.